第13章 制发文件的手艺

周一下午，在邬江镇镇政府党政办公室里，徐晨静静地坐在办公桌前，手中的笔在纸上划动着，心里却是翻江倒海。他是一名新入职的公务员，对于党政工作的种种流程和规范，都还处于摸索学习的阶段。而今天，他面临着一项重要而繁琐的任务——学习并掌握印发红头文件的格式流程。 红头文件，是党政机关发布正式公文的一种形式，因其文件头部分通常以红色字体标注而得名。它代表着政府的权威和决策的庄重，每一个字、每一个标点符号都不能有丝毫的差错。 徐晨深知自己肩负的责任重大，因此格外谨慎。他打开电脑，开始浏览镇政府过往的红头文件，试图从中找出一些规律和要点。然而，看似简单的文件背后，却隐藏着许多复杂的细节和规定。文件的编号、标题、正文、附件、日期、发文机关等每一个部分，都需要严格遵循固定的格式和要求。 徐晨一边翻阅着文件，一边在笔记本上记录下要点。他注意到，红头文件的字体、字号、行距都有着严格的规定，甚至连文件的纸张大小和颜色都有着明确的标准。这些看似微不足道的细节，却构成了红头文件庄重而严肃的整体形象。 在学习的过程中，徐晨也遇到了一些困惑和难题。有时候，他会因为某个细节的不确定而反复查阅资料，甚至向同事请教。同事们都很耐心地解答他的问题，让他感受到了集体的温暖和力量。 经过这段时间的努力学习，徐晨终于对红头文件的格式流程有了较为清晰的认识。他开始尝试自己动手编写一份红头文件，希望能够将所学的知识运用到实践中去。 然而，实践中的挑战远比想象中要大。徐晨在编写文件的过程中，不断遇到新的问题和困难。有时候是格式上的疏漏，有时候是内容上的不严谨，每一次都需要他耐心地查找原因并进行修改。 在这个过程中，徐晨深刻地体会到了党政工作的严谨性和重要性。他明白，每一个文件的印发，都代表着政府的决策和意志，关系到人民群众的切身利益。因此，他必须时刻保持高度的责任感和敬业精神，确保文件的准确性和权威性。 经过多次的修改和完善，徐晨终于完成了他的制度的制定、修改和废止过程，为各级机关和人员提供了明确的工作指导和行为准则。同时，官方文件也是处理公务、解决纠纷的重要依据，为各项工作提供了有力的支持和保障。 徐晨在笔记本上记录着从老李那儿学来的经验，红头文件主要注意两个地方，一个是文种，一个是格式。 “官方红头文件包含多种文种，主要用于表达不同性质的官方信息。这些文种包括但不限于： 决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。 决定：适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 命令（令）：适用于公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性措施，批准授予和晋升衔级，嘉奖有关单位和人员。 公报：适用于公布重要决定或者重大事项。 公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议等。 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 批复：适用于答复下级机关请示事项。 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 除了以上常见的文种外，还有会议纪要、意见等也可能作为红头文件的形式出现。这些文种的选择和使用，取决于具体的官方沟通需求和情境。” 徐晨从文印室的存档文件里找到不少文件模板，对照老李告诉他的文种一一对照的细看学习，以后如果徐晨接到了写作任务就可以套用模板节约时间了。 除此以外，徐晨觉得最麻烦的是文件格式，对于新手来说不太友好。 “红头文件的格式主要包括以下几个部分： 眉首部分： 份号：秘密公文需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角：发文机关署名应当用发文机关全称或者规范化简称，居中排布在成文日期之上，以成文日期为准居中编排；成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。加盖发文机关印章时，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 版记部分：抄送机关：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置，左空一字，用4号仿宋体字编排。“印发机关”左空一字，后标全角冒号；“印发日期”右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。” 此外，红头文件还有其特定的排版格式，包括页边距、行间距、字体大小等，这些都需要根据相关规定和标准进行设置。 对于这些格式上的技术参数，徐晨暂时没有详细去死记硬背，只不过用一张纸打出来，放在桌边，如果写好了一片公文，就按照格式参数自己先调整一遍，再报给文印室校对，通过实践来记住是最有效果的。